Méthodologie

L’organisation

L’organisation du travail chez AS’Image est relativement classique mais dénote d’une méthodologie qui nous est propre :

  • Une à deux personnes (suivant l’affluence) à l’accueil client, qui prennent en charge les tâches suivantes :
  1. Accueil téléphonique,
  2. accueil physique des clients,
  3. rédaction des devis,
  4. rédaction des fiches de travail,
  5. Suivi des délais de livraison
  6. Rappel client dès la fin des travaux planifiés
  7. rédaction des factures,
  8. encaissement,
  9. etc …
  • Pour chaque type d’activité (Télécinéma, Laboratoire, Numérisation, …) une ou plusieurs personnes affectées aux taches de réalisation et de production proprement dites.

Le but de notre organisation est d’êtres souples et productifs, afin de s’adapter en permanence à chaque demande client tout en restant suffisamment organisés pour ne pas perdre de temps.

La méthodologie

Depuis de nombreuses années, l’intégralité des travaux qui nous sont confiés par nos clients sont suivis de façon informatisée de A à Z, c’est à dire de la prise de commande à la livraison effective des travaux.

Cette méthodologie est essentielle à notre mode de fonctionnement interne, mais elle offre aussi de nombreux avantages pour nos clients :

  1. Chaque ‘fiche de travail’ qui est saisie dans notre logiciel de suivi informatique correspond à un client précis, une date précise de livraison et une tache de production précise.
  2. Pour chaque fiche de travail, un interlocuteur technique est nommément désigné lors de la saisie de la fiche, et sera donc personnellement responsable de la bonne fin des travaux).
  3. Pour chaque fiche de travail saisie, une ou plusieurs étiquettes sont éditées et systématiquement collées sur la boîte de travail.
  4. La ou les boites de travail regroupent en un même récipient l’ensemble des éléments que notre client nous confie, elle est par la suite constamment identifiée par l’étiquette qui est collée dessus. Ainsi, par de risque de perte ou de mélange de masters ou d’éléments entre deux fiches de travail, pas de perte de temps et une organisation performante.
  5. A la fin des travaux planifiés, la fiche est mise à jour par l’interlocuteur technique désigné comme responsable de cette fiche. Une fois la fiche visée comme ‘terminée’, un SMS ou un email partira immédiatement vers le client ou l’interlocuteur désigné dans la fiche technique.

Pourquoi cette méthodologie ?

Plusieurs raisons à cette méthodologie :

  • Gagner du temps à chaque livraison de travaux planifiés
  • Faire gagner du temps à nos clients
  • Éviter le désordre qui pourrait être créé par la multitude de cas particuliers que constitue notre activité au quotidien.

Nous avons mis en place une méthodologie élaborée afin de mieux vous servir.